Interview 全体最適化されたシェアオフィス運営システムの導入で業務の効率化を実感しました

東京建物株式会社 ビル営業推進部 営業グループ
シェアオフィス事業担当 課長代理 谷口 誠 様

東京建物株式会社が提供するシェアオフィス「+OURS(プラスアワーズ)」では、運営システムとしてArmada SOを利用されています。
システムを活用して全体最適を実現できるかどうかは、ご一緒させていただく事業者様のリードが欠かせません。今回は、Armadaへのリプレイスを担当された谷口様に、その経緯や導入効果、今後に期待することをお伺いしました。

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    ── Armadaを導入したきっかけ、導入前の課題などを教えてください。

    +OURSの設立時、運営のためのシステムを探して導入しましたが、利用料金計算、契約管理、会議室管理などそれぞれ別のシステムを組み合わせる必要がありました。シェアオフィスは常に現場が動き続けています。私たち管理者と各施設の運営スタッフが同じシステムで情報共有し、機敏に対応することがとても大切なのですが、実際に使ってみるとシステムが分かれているためになかなかうまくいきませんでした。各システムのログインアカウントが複数あって、それぞれを使い分けるのは非常に煩わしかったですね。
    これらのシステムをひとつのサービスで完結して提供しているのがArmadaでした。Armadaは、シェアオフィスの運営を多数経験されている森村さん(グラフェンユニファイ株式会社 代表取締役)のご意見が十分に反映されていて、同じ問題意識を持っていることが感じられたのです。過去のシステム導入は、導入自体が目的になってしまったことから新しいものを取り入れることに少し慎重になっていたのですが、Armadaであれば真の業務効率化が図れるのではないかという期待感を持って導入を決断しました。

  • ──期待感を超えられたところ、想定とは違ったところがあれば教えてください。

    まず、お客様とスタッフが同じシステムを見てご案内できるようになったことが良かったですね。それまではマイページもなく、お客様の予約も別システムだったのですが、そこが一元管理できるようになりました。
    また、契約管理については、フリーレントや特約など不動産特有の様々な契約形態に対応できているのが大きいと思います。既製の製品を売るというより、各社が顧客ごとに製品をカスタマイズして売るのが不動産なのですが、このような考え方を盛り込むのが難しい。以前のシステムでも一番弱かったところでしたが、Armadaは柔軟に対応することができました。

    実際にやってみてイメージが違ったのは、思った以上にシステム導入の工数がかかるというところですね。正直つらいこともありましたが、実際のオフィス運営を想定しながら、初期のシステム設定やデータ登録、スタッフへのトレーニングなどを丁寧にすることで、日々の運営がスムーズに行えるのではないかと思います。

  • ──Armada導入にあたり、前のシステムと使い勝手が変わったり、従来の業務フローを見直す必要があったり、といったご苦労があったと思いますが、そこを乗り切れた理由は何でしょうか?

    グラフェンユニファイ株式会社の導入担当者が、様々な課題に対してとても前向きに対応してくれたのが良かったです。担当の方が嫌な顔とか、しんどそうな顔をしていたら、多分乗り切れなかったと思います。

    もうひとつ加えると、導入の際にまず私がArmadaを理解し、その理解をもとに運営スタッフに落とすようにしたことでうまくいったのではないかと思います。運営スタッフが実際に使っていくということを大切にするのが重要で、「よく分からないけど使ってみて」では回らないと思います。システムを本気で理解して導入を主導する人が2~3人はいないとまずいな、というのが導入しながら感じた印象です。
    実は、初めはなかなかArmadaを理解することができませんでした。しばらくは、説明を受けてもよく分からず、ぼんやりと、何ができるんだろうな、と思っていました。理解が追い付いたのは、システムを本気で触り始めたころでしたね。導入にあたっては、机上検討に時間をかけるより、なるべく早くからシステムを触ってみると良いと思います。

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    ──Armadaを導入して実際にどういったところで効果がありましたか?

    大きく改善されたのが請求業務です。請求関連の事務ミスが小さいものも含めると年間10件くらいあったのですが、Armada導入後は1、2件に減りました。先ほどお話したとおり、以前はばらばらのシステムを運用していたので、どうしても連携する時にミスが生じていましたが、今はArmadaにデータが一元化されて実績と請求の流れが一気通貫になったため、間違いが少なくなったのがとても良かったです。お客様相手で、お金のミスはクリティカルなことなので、ミスが生じないようにかなり気を遣う必要があったのですが、このストレスも低減されました。
    毎月1件ずつ請求データを確認するような細かい作業が発生しているのは、他の事業者さんも同じだと思います。特に小規模だとシステム導入の効果が薄くなるので、どうしても人手に頼ってしまいがちです。Armadaはそこをよく分かって設計されていますね。

  • ──Armadaの特長であるマイページ機能についてはどのように活用されていますか?

    リプレイスする前のシステムは請求書の発行ができず、お客様の要望ごとに紙の請求書を発行するしかなかったので手間がかかっていました。Armadaではマイページから請求書データをダウンロードすることができるので、業務効率化につながりとても良かったです。シェアオフィスの利用者には請求書を紙で発行されるほうが不便という方もいて、お客様のニーズにも応えられていると思います。
    脱紙文化に向かっているのは間違いないです。+OURSは、Armada導入により請求書の電子化も社内で先行していますので、個人的には他の領域にもどんどん進めていきたいと思っています。
    ただ、何かを変えるということは、オペレーションへの落とし込みに体力が必要なので、実際の運営を分かっているシステムがフォローしてくれることを期待したいです。

  • ──導入後のコストパフォーマンスはいかがですか?

    他との比較は難しいのですが、現場にうまく落とし込めて、受付スタッフも事務担当者もArmadaを使いこなせるようになっているので、管理者としての私の労力が軽減されたことの貢献度はかなり大きいです。
    正直、会議室の予約機能だけ見ると、前のシステムの方が良い部分があるなど、個別の部分での優劣はあります。ただ、シェアオフィス運営のオペレーション全体をカバーし、俯瞰できるのがArmadaの大きな利点ですね。個々の良し悪しより、お客様に利用していただき、そこから請求を自動集計してくれるという流れが実現できたことを考えると、システムの切り替えは良い選択だったのだろうなと思います。

    今後のことをひとつ言うと、システムが大きくなりすぎるのは、逆に少し怖いかなとは思います。
    機能がどんどん拡張していくと、使いこなせなくなるんじゃないかなと。結果、“何から手を付けたら良いのか分からないシステム”になると継続的に利用するのが難しくなります。特に管理者は人事異動で変わることもあり、手ごろな機能であることが重要ではないでしょうか。

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  • ──御社がデベロッパーとしてサービスオフィスをやる意義、また今後の展望について可能な範囲で教えていただけますか?

    通常のビル賃貸だと接点がほとんどない、スタートアップやフリーランスの方といった新たな顧客層と接点を持つことに期待をしてシェアオフィス事業を展開しました。実際にそのようなニーズがあることを確認でき、実需に応えているのが今の状況です。
    加えて、最近はシェアオフィスを活用するプレイヤーが広がって来ていると感じます。大企業のプロジェクトルームや新規事業立ち上げ拠点という使われ方が当たり前になってきています。大企業がシェアオフィスを使うという障壁がなくなってきた、選択肢のひとつになってきた、というのがこの5年間の大きな流れだと思います。その需要にも応えていきたいです。
    もちろん、スタートアップの誘致は新しい血をそのエリアに流すという点で重要です。エコシステムの形成と実需の両方を満たせる施設を当社の開発物件等に盛り込んでいくことができればと思っています。

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    ──+OURSの展開についていろいろお考えがあると思いますが、Armadaに今後どのようなことを期待されていますか?

    流入経路の確認を含めた営業までの流れを一連で管理すること、加えてその中にある契約書のやり取りの電子化、ここの一気通貫できる領域がもっと広がっていくと、よりやりやすいかなという気がしています。
    さらに望むとすれば、今後+OURSとは異なるサービスの展開も考えられるので、同じ事業者間での情報・データ共有など、Armada間の連携ができるようになるといいのではないかと思います。Armadaには、現時点で想像しうる様々なケースに応えられるという期待があるので、他のサービスに浮気しなくていいのは、我々の新サービス展開においてもプラス材料になりますね。

東京建物株式会社

設立 明治29年(1896年)10月1日
従業員数 655名(2019年12月31日現在)
コーポレートサイト https://tatemono.com/
+OURSサイト https://plus-ours.com/

Armada SO

サービスオフィス運営支援サービス

Armada SOアルマダ SO

サービスオフィスの運営管理に特化し、短期導入・早期拡張が可能なサービスです。
多様化するサービスオフィスの業務にも柔軟に対応し、業務の標準化や効率化を最大限に高めます。

Service Detail
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