Interview システムを施設運営の軸にすることで、
短期間での導入と効率的な運用を実現しました

東和不動産株式会社
オフィス営業部 営業企画G
伊藤 啓悟 様

東和不動産株式会社が運営するインキュベーション施設「なごのキャンパス」。こちらでは、初の試みとなるコワーキング・シェアオフィス事業の運営にArmadaを採用し、短期間での利用開始と効率的な運営を実現しています。今回はシステム導入を担当された伊藤様に、システム導入の経緯や効果、これからのオフィスの在り方とArmadaへの期待について伺いました。

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    ── まずArmadaを導入した経緯を教えてください。

    当社は名古屋駅前をメインにオフィスビル事業を展開している会社でして、今回新規事業として「なごのキャンパス」というインキュベーション施設を立ち上げることになりました。ただ、これは初めての取り組みで、コワーキングやシェアオフィスを運営するノウハウが当社にはありませんでした。そういった中、グラフェンユニファイのArmadaをご紹介いただきました。
    システムの自社開発も考えたのですが、一からルールを策定しなければならず、またスケジュール上オープンまでの間、システム導入に多くの時間を割けない状況でした。そこで、今回は自社開発はやめて、軸になるシステムを導入し、それに沿った運用をしていこうという決断をしました。
    ある程度、短期間で導入し利用を開始できたのは、ここはシステムでできるから、システムでやろう、ここはシステムでカバーできないから、オペレーションで踏み込んで運用でカバーしていこうという風にしたからだと思います。

  • ── とても合理的に判断されたのですね。システム導入に対しては何かポリシーをお持ちなのでしょうか?

    そうですね。ミスは人間誰しも起こしてしまうと思っています。それはその人が悪いというよりも、そうなる仕組みが悪い、つまり人間がミスを起こしやすい仕組みになってしまっていることが原因です。テクノロジーを使ってその仕組みを変えることにより、テクノロジーに助けてもらうところは全力で助けてもらい、人間しかできないところは人間が頑張る。そういう得意なところと苦手なところをお互いに補って支え合うのが大切なのかなと思っています。

  • ── Armada導入の決め手は何でしたか?

    一番は、大手デベロッパーさんがすでにArmadaを導入されている実績があったことでしょうか。当社も初めての事業で、どのようにオペレーションをうまく回していくかが課題でした。実際にArmadaを使って運営されているシェアオフィスを拝見したことで、安心して導入の決断ができました。

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    ── 導入後、Armadaの印象はいかがですか?

    まず請求業務に関する工数がすごく少ないなと感じています。弊社のオフィスビル関連の請求書は、すべて紙で印刷して郵送するので、ある程度工数がかかります。Armadaは請求書が電子発行なので、画面上で何回かボタンを押せば終わってしまうんですよね。通常は2、3日かかるところが、このシステムなら数時間で完了できるのが良かったと思っています。
    あとは、やはり会議室予約、請求の確認、利用者に対する資料のアップ、お知らせなど、ワンストップでできるところが、とてもありがたいです。
    それから、ユーザー・インターフェース(UI)がわかりやすいなと思っています。私が一番触っているからというのもありますが、お客様にご説明しても、一目見てだいたいわかっていただけます。細かく説明しなくても、マニュアルを渡すだけで不都合なくご利用いただいていますし、例えば「会議室はどうやって予約するの?」といった質問も特にありません。UIがすごく良いのではないでしょうか。

  • ── Armadaへの期待やご要望はありますか?

    Armadaの範囲外だといわれてしまうかもしれないですが、理想をいうとコミュニティ形成をサポートするツール、施設の管理ツール、今のArmadaのような運用ツールが、一つのシステムになっているとすごくありがたいなと思います。
    コワーキングやシェアオフィスを借りてくださる方とよくお話をするのですが、今、このようなサービスオフィスといわれるスペースは世の中にたくさんあって、どこも価格帯、内装など似たり寄ったりです。そこで、一番重要視されているのは、そこにどのような人たちがいるか、どういうコミュニティがあるかというところなんです。
    だから、システムにログインすると、会議室の予約や申請書がダウンロードできるという本来の管理機能に加えて、この施設にどのような人がいるのかを気軽に調べて、気になった人たちにメッセージが送れる、そのようなコミュニティ形成のサポートまで一つのシステムでできるとなると、これは導入するしかないですよね。

  • ── これからオフィスについて、どのようにお考えですか?

    オフィスは固定席で、島型で上長が上座に座る、というのがずいぶん長く続いていた形だと思います。ただ最近、少しずつ働き方改革が進んで、アクティビティ・ベースド・ワーキング(ABW)、つまり従業員が業務内容に合わせて好きな場所で働けるというワークスタイルが取り入れられる流れになってきました。さらに、新型コロナウィルスの感染拡大でそもそもオフィスに行かない状況にもなって、オフィスの在り方自体が変わって来ています。
    当社もオフィスの在り方を模索している状況です。将来は、オフィスにしっかりコミュニティができることが価値になる時代が来るのではないかなと、なごのキャンパスはその先駆けになるのではと考えています。だからこそ、オフィスでのコミュニティ作りや、それをうまく回していく人やシステムが重要になってくると思います。

    Armadaは施設管理のツールとしては、ほとんど申し分ない、非常に便利で使いやすいシステムです。だからこそ、もう一段階ステップを上げて、今後重要視されていくであろうコミュニティ形成のためのシステムに手を伸ばしていただきたいところです。

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  • ── 今後、東和不動産としてどのような事業展開をお考えですか?

    新規事業として、まだまだ走り始めたばかりなので、まずは、なごのキャンパスと東京の御茶ノ水に新たにOPENしたaxle(アクスル)御茶ノ水でしっかり実績を積むのが大切だと考えています。ベンチャー支援、コワーキングやシェアオフィスの運営ノウハウをためていきたいですね。

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    ── なごのキャンパス開業から1年たちますが、いかがですか?

    非常に充実しています。入居者の方々は常に新しいことに果敢に挑戦しようとしている方々ばかりで、毎日刺激をもらっていまして、私もその姿勢を忘れないように業務に取り組んでいきたいですね。
    なごのキャンパスは施設の特性上、会議室があり、体育館があり、グラウンドがあり、加えて入居者だけでなく外部の方も利用するという複雑さがあります。Armadaは本来、コワーキングやシェアオフィスのユーザーをメインとしたシステムなので、それだけではカバーできないところが正直ありました。ただ、そういったところはグラフェンユニファイのメンバーの方に気軽に相談に乗っていただきましたし、システムと人の運用の切り分け方やオペレーションの代替案を提案いただいたこともありました。そのようなバックアップのおかげで、この1年無事に運営できたと思っています。
    システム導入は、本来は総務やIT系の部署が担当するのですが、今回のArmada導入は、営業の私が担当しました。初めて経験することもあり、不安な部分も多かったのですが、手厚いサポートのおかげで、チーム一丸となってシステム導入できたことに感謝しています。

東和不動産株式会社

設立 昭和28年(1953年)8月
従業員数 121名(2020年4月1日現在)
コーポレートサイト https://www.towa-r.co.jp/
なごのキャンパスサイト https://nagono-campus.jp/

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