Interview 長く想い描いていた理想のシステムをこれからも一緒に作り上げていきたいです

春蒔プロジェクト株式会社
取締役　クリエイティブ・マネージャー / co-lab コミュニティ・マネージャー
佐藤 千秋　様

クリエイティブワーカーのための集合型プラットフォーム「co-lab（コーラボ）」。春蒔プロジェクト株式会社は、co-labのシェアオフィス運営システムとして、Armadaの開発段階から参画し、導入・活用しています。どんな運用にしたいか、どう変えたいか、実際の運営者の声を反映することでシステムはより良く進化していきます。今回は、Armadaの導入を担当された佐藤様に、導入前の課題やその後の変化、今後に期待することなどをお伺いしました。

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  ── 最初にco-labについて教えてください。現在5拠点ありますが、どのように企画・運営されているのですか？

  co-labはそれぞれの拠点に事業主様がおられて、その企業さまの抱える課題や達成したいミッションに即して作り上げていきます。この地域ならこういう人たちが働きやすい、こういう人たちに集まってほしいといったところから施設コンセプトを決め、それに合わせて設え、インテリア、契約書面、提供サービスを決めるなど、さまざまアドバイスやディレクションをさせていただいています。
  施設コンセプトを考える際は、建物としての周辺地域との関わり方についても合わせて考えます。私たちは、「つくる人が集うと、街が変わる」というコピーを掲げていますが、クリエイティブな方が集う街は、きっとより良い方向に向かっていけると思うのです。

• ── Armadaを導入する前の課題や導入の背景について教えてください。

  私たちがシェアオフィスの運営をはじめて今年で19年目です。Armadaを導入する前は、ずっとExcelを使って運営・管理をしていました。5つある拠点の各事業主様から運営委託されていることもあり、集計すべき項目や売上品目が拠点によって異なるなど、なかなかフォーマットの統一が難しい状態でした。これだとやはりミスも起きますし、Excelの得意なスタッフがいない拠点は、請求作業に非常に時間がかかり、このままではいけないなとずっと思っていました。
  
  他のサービスをいくつか試したことも、導入したこともありました。ただ、自社でメンテナンスし続けるのが難しかったり、シェアオフィスの業態にシステムを合わせようとすると、結構カスタマイズが必要であったりと、なかなか思うようにはいかず、いつか本当に良いものがあったら導入したいなって思っていたんです。
  
  そんな時、グラフェンユニファイさんからArmadaの開発計画についてお話をいただきました。グラフェンさんはco-labを契約されている会員様で、当社のことはよくご存じでしたし、単純に何かのサービスを買うだけではなくて、サービス開発の段階からオフィス運営者や利用者として使ってみて要望を出し、一緒に作っていくことができるのはco-labにとっても面白いプロジェクトだなと。また、今後シェアオフィスやコワーキングの形態が広がっていく中で、大事な布石を打つことになるのではないかと思いました。
  co-labは、作ることが大好きな人が集まっている場所なので、他の会員様もco-lab会員の１社がArmadaを作ったということをご存じで、他の会員様からArmadaへのコメントやフィードバックいただくこともあって、みんなが「自分たちのシステム」なんだと思ってくださっているように感じます。

• ── Armada導入で効果はありましたか？

  まず、会議室の管理ですね。それまでGoogleカレンダーなどを使っており、カレンダーのデータを集計する作業が大変でしたが、Armadaで自動化されて集計作業自体がなくなりました。また、誤って他の方の予約を消してしまったり、同時に予約して競合してしまうといったトラブルもなくなりましたね。
  加えて、請求書の作成や配信も自動化されたことで、請求作業時間が50％程度に圧縮され、人為的なミスを除いて、自動化された部分のミス率は原則０％になりました。捻出できた時間を、人為的ミスの削減対策など業務改善作業に使えるようになったので、組織運営のフェーズを1つレベルアップできたような感じがします。
  また、自動化部分は、安心してArmadaに任せられるので、以前よりも、請求作業するスタッフの心理的プレッシャーが減ったと思います。Excelを使っていた時は、すごく緊張して、何か間違えている気がすると思いながらの作業でした。もし私が間違えたら……という不安や緊張がなくなって、本当に必要なところだけ確認すれば大丈夫と、安心して仕事ができるようになりました。その精神的な安定を得られたのが一番嬉しいですし、スタッフのみんなが感じていることだと思います。

  
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  ── Armadaの導入時に大変だったことはありますか？

  今まで自分たちが扱っていたExcelや紙管理の情報をArmadaに合わせて置き換えていくのに、なかなか労力が要りました。最初はArmadaのデータ管理の思想を理解するのに少し時間がかかりましたし、長年の蓄積の中、自分たちの論理で成り立っていた各種データを、Armadaの考え方に沿って成形し直してからインポートするのは、一筋縄ではいかなかった記憶があります。しかしそのお陰で、整理されていなかった部分が明文化されたり、合理的に改変することができ、結果としては、Armadaに自分たちのデータを合わせることで、売上データなどの整理が非常にしやすくなり、メリットの方が大きかったです。グラフェンの皆様も、導入支援時に、しっかり伴走してくださったので、導入準備期間も不安は特に感じませんでした。

• ── 事業主への報告書を変えるのは大変だというお話を伺うことがあるのですが、Armada導入時に報告書は変更されましたか？

  そうですね、報告書は全部フォーマットを変えたので、それもとても大変でした。最初の3カ月くらいは間違えることや、データが正しく出ないこともありました。ただ、必要な報告にデータはArmadaに正しく蓄積されているので、あとは適切なデータエクスポート条件をマニュアル化したり、報告書Excel側の数式を正しく入れるなどを自分たちで模索していきました。
  今は、フォーマットを統一することで報告書を作りやすくなりましたし、データも集計しやすくなりましたね。型がそろって出てくるので、ミスも格段に減りました。

• ── 導入の際に一日がかりでガイダンスとトレーニングを行いました。そのあと皆さんご自身で徐々にArmadaを習得されたのでしょうか？

  ガイダンスでは理解したつもりでも、実際にやってみたら迷子になるというのは、よくあったみたいですね。私も操作する中で理解していきましたが、「一旦諦めて、フィジカルとロジカル両方とも、Armadaの考え方に自分を慣らせるしかないぞ〜」と、スタッフみんなに言い含めました。当社は、20～30代のスタッフが中心ですが、それでも以前のやり方に慣れていた人にとっては、まさに「体得」でした。
  ただ今は、導入後に入社した新入社員もいますが、彼らから使いにくいとは聞かないですね。新入研修では、社内のArmada担当が作った自作の概要書とマニュアルで伝授し、わからないことがあれば、社内のArmada担当に質問するという形でフォローしています。Armadaのサポート窓口も迅速に対応してくださるので、操作方法がわからなくて仕事が止まるということも特にありません。

  
• ── 導入する際、佐藤様がグラフェンユニファイのスタッフよりも使いこなしている印象を受けました。

  私はマネジメント業務を行う以前、運営実務を経験していたので、自分の中に、「こういうシステムがあったらいいな」というイメージがあったんだと思います。他のサービスを導入した際などに、自分でいろいろシステム設計をしたこともあり、理想に近い運用にするためには、Armadaの場合はこう設定すれば良い、と思い至ったんですね。さらに、Excelの業務から皆を開放したいという強い想いもありました。

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  ── 今後の事業展開について教えてください。

  co-lab渋谷キャストができてから、おかげさまで大きな開発に携わらせていただくことが増えました。今までは目の前の「街」に対して貢献をしようという形の活動をしていたのですが、またもう少し新しいフェーズに入っていくことになりそうです。
  近い将来では、5年後に東京都心部の大きな再開発計画の一角で開業の予定があります。ここでは、官庁街が近いこともあり、官・民・クリエイターがコラボレーションする場所を作ろうしています。政策を作る人たちとも関わっていくことで、広い範囲で影響を及ぼすようなコラボレーションワークができると良いなと思っています。

• ── 今後のArmadaへの期待や要望はありますか？

  今も、こまめにアップデートしてくださり、使い勝手がどんどん改善されているように感じています。
  欲を言えば、外部システムといろいろなAPI連携をしてほしいです。例えば、内覧日程予約ですね。ウェブの問い合わせフォームとArmadaのAPI連携は現在も利用していますが、それに加えて、問い合わせ時点で内覧希望の方が自分で日程を選べると、お互いの日程調整の手間がなくなります。このニーズはどこでもあるのではないでしょうか。
  また、オフィスの利用実態を可視化したいです。どの時間帯に誰がどのくらい利用したかが把握できたら、設備投資の方向性が変わることもあると思います。顔認証セキュリティとの連携もぜひ。
  
  あとは、会員様が日々利用されるマイページですね。今は、請求書の確認や会議室予約など、会員様が必要な時だけ閲覧されるのだと思うのですが、例えば、イベントの告知やスライドバナーで新しい会員様のご紹介ができる、といった感じで、会員様が日常的に覗きたくなるUXの良いポータルサイトになったら良いなと思います。
  年に1回、会員様の満足度調査をやりたいと話しているのですが、ポータルがあればアンケートもとれるのではないでしょうか。利用状況に応じてアンケート内容を変えたりできると良いかもしれません。集計を会員情報と紐付けて、経年で蓄積できれば、満足度の推移なども確認できます。
  それを発展させていくと、会員様の生活の中にもう少し接点を持てると思います。Armadaのサービスの範囲を少し広げて、例えばそのうち、ウェアラブルデバイスのように「今週は何キロ走りましたね」とか「深呼吸の時間です」ってArmadaが言い出すんです。そういうArmadaになってほしいです（笑）。

春蒔プロジェクト株式会社

設立　平成17年(2005年)1月13日
従業員数　10名
コーポレートサイト　https://harumaki.co.jp/
co-labサイト　https://www.co-lab.jp/