Interview 検針業務の効率化への一歩をArmadaとともに踏み出しました

トーセイ・コミュニティ株式会社
総合サポート部
小野塚 広志 様

ビルマネジメント1部 1課
森 大輔 様

ビルマネジメント、プロパティマネジメントなど総合的な不動産管理を行うトーセイ・コミュニティ株式会社では、検針業務にArmadaを採用されています。検針業務システムに関するご相談を経て、システムの共同開発に至った経緯、導入後の感想や課題、今後に期待することをお伺いしました。

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    ── Armada導入前の課題や背景について教えてください。

    小野塚  ビルマネジメントにおいて検針業務はマンパワー、属人的なスキルに頼る業務になります。当然、絶対に間違えない気持ちで業務に臨みます。
    それでも、どうしても毎月1、2 件のメーター読み取り間違い、請求間違いが起きるわけです。
     計算の途中でミスに気づけば良いですが、気づかずに違算し請求してしまうこともあります。そこで、チェックする仕組みを取り入れる、つまりダブルチェックをするようになったのですが、結局マンパワーに頼っているわけですし、時間が倍はかかる。…そこをシステムでなんとかできないかな、と考えていました。
     私の部署は、総合サポート部といって、他の部署の業務サポートを基本業務としています。私の前職がSE ということもあり、サポート部でサポートシステムの企画開発も行うことになりました。弊社ではBSS(BusinessSupportSystem)と呼んでいます。その業務が始まったころ、今から2 年くらい前にグラフェンさんと出会いました。不動産テックの実証実験を行うプロジェクトに、参加することになった時のことです。
    そのワーキンググループでは、当初、Armada のRPA(Robotic process automation)機能を使って、請求業務など事務周りの作業をどれだけ効率化できるかという実証実験をやろうとしていました。ところが2 回、3 回と検討を進めるうちに、請求作業をさかのぼると、結局検針業務にたどり着き、私の課題とつながって、BSS についてご相談したというご縁が始まりですね。

  • ──Armada にしようとご決断いただいた理由をお聞かせいただけますか?

    小野塚 そうですね、SaaS は世の中にたくさんありますが、普通は自社の要望を反映することはできません。Armada は、ちょうど検針業務機能の新規開発を検討されている状況だったので、よいタイミングで出会えた、そこが決め手だなと思います。
     もともとSaaS は初期導入費用がかからない、あるいは安くスタートできて、オンプレミスのシステムと違って継続的に機能改善・強化する方向でバージョンアップされるというメリットがありますよね。Armada は、そこに加えて仕様を一緒に検討できる良さがあった、つまり建売住宅なのに注文もできるようなものです。これはもう乗るしかないなという判断をして、社内を説得しました。

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  • ── 開発の過程で、何か印象に残っていることはありますか?

    小野塚 グラフェンさんはよくあるウォーターフォール型の開発とは違うやり方だったので、最初はその流儀になかなか慣れませんでした。ただ、回を重ねていくうちに、段々慣れてきましたし、グラフェンさんのフロントの方もうまく対応してくれたのかなと思います。我々の意見をしっかり聞いてくれましたし、こちらが忙しい時にはフォローもしてくださいました。
    プロトタイプの開発を進め、実物を見ながら議論を重ねていく方法は、具体的に意見しやすいなと感じました。

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    ── 導入されたArmadaの印象や感想を教えてください。

     ビルメンテナンス業界は年配の方が多く、スマホを使うことなども含めて、システムの導入はやはり難しいところがあると思います。
    ただ、検針情報をデータ化してクラウド上に置き、お客様とも共有することが今の時代に求められているのではないかと思います。まだ、四苦八苦しているところもありますが、うまく時代の流れに乗れたらよいですね。

  • ── 実際、一連の操作をされてみた感想はいかがですか?

     実際にはまだ、数物件の運用を開始したばかりで、これからというところです。ただ、触ってみて操作は非常に理解しやすいですし、どうしても人のミスが生じてしまう部分が減ると感じています。
    例えば、前月データと今月の検針値を比較したい場合、紙ベースの検針票だと、現場で検針値の一覧に定規をあてながら前月データを探すという作業になってしまいます。その点、Armada なら、メーターに貼ったQR コードの写真をスマホで撮れば、対象メーターが特定され、前回検針値が画面に表示されますので、すごく良いなと思います。
    ただやっぱりご高齢の方からは、スマホの文字が小さくて見えないなどの声があるので、そういったところも幅広く対応いただけるとありがたいです。

  • ── 導入後の効果で何か見えてきたものはありますか?

    小野塚 まだ導入効果というほどの進捗はありませんが、このシステム開発の決裁を受ける時に出した効果予測は、年間1,680 時間の作業時間の削減というものでした。この予測がそのまま目標になっている状態です。
     今は、この目標に向けて導入を進めている最中で、今の課題をつぶしていくと到達するのではないかな、という芽は見えてきていますね。ミスがあった時のリカバリー、例えばメーターを読み間違えた時に再度確認に行くことなどがなくなれば、作業時間は削減されていくわけです。

    ただ、想定していたよりも最初の導入準備に時間がかかっています。例えば、メーター1 個ずつにQR コードを貼付する、その前段としてArmada に全メーターを登録する、などですね。過去の検針データも登録しなければならないので、さかのぼって1 年分というのは、結構な量になります。そこは少し甘くみていた部分かもしれません。
    管理しているすべてのビルへ一気に導入するのは難しいですが、それでも頑張って進めていきたいなと思いますね。

  • ── データ化していく作業は、一時的とはいえ工数が膨らんでしまいます。組織として工夫されているようなことはありますか?

    小野塚 会社としては、ただやれ、というわけではなく、部門の目標として取り組むという位置づけにしています。
     部内でもそういう目標は、全員課せられていますね。
    小野塚 会社全体で、評価制度として進めるにはどうしたらよいか、効果を上げるにはどうしたらよいかを考えています。また、我々はDX(デジタルトランスフォーメーション)を、システムを使うことで業務課題が見えてきたり、従来の業務が変わって進む方向が明確になったり、そういう観点でとらえていますね。デジタル化自体が目的にはならないようにしたいと考えています。

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  • ── 最後に、今後のArmada への期待、要望などあれば教えてください。

     検針値を元にした水光熱費の請求金額の計算が一番気になっているところです。物件によって計算方法が違うので、そこにいかにご対応いただけるか、すごく期待しています。
    小野塚 あとはメーターをAI で読むなどですね。実際に現場で検針する人が細かい表示を読み取れないこともあるので、AIにとても期待しています。
    それから、今後拡大展開していこうとしている法定点検等のスケジュールの予実管理や添付ファイルの格納・保存ですね。
     当初、BM のフロントが現場の検針業務の課題を抱えて大変困っていましたが、現状をそのまま受け入れてしまっている状況でした。それをどうにかシステム化しなければいけないというとても重いテーマで、我々も困っていました。検針業務というのはそういうものなんです。そこにArmada が登場し、課題が解決されていく芽が見え始めたものですから、Armada への期待はどんどん膨らんでいます。
     また、DX が進んでいくと、まずCS(Customer Satisfaction:顧客満足)、そのあとにES(Employee Satisfaction:従業員満足)につながっていく流れはまず間違っていないと思っています。Armadaに装備されているマイページをできるだけインタラクティブに活用できるとES につながるのかな、そういうところが今後求められてくるのではないかなと考えています。またグラフェンさんと一緒に検討しながら実現できれば良いですね。

トーセイ・コミュニティ株式会社

設立 平成7年(1995年) 12月
従業員数 229 名( 契約社員も含む)
コーポレートサイト http://www.tosei-com.co.jp

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