Interview Armadaの導入で作業の効率化を実感
全国拠点への導入を目指し、さらなる機能向上を期待します

大和ライフネクスト株式会社
ファシリティコンサルティング事業本部
東日本第一支社　関東第二支店
支店長　鈴木　健一　様

ファシリティコンサルティング事業本部
東日本第一支社　関東第二支店
担当課長　三木　誠　様

マンションやビルの建物管理を行う大和ライフネクスト株式会社では、検針業務にArmadaを採用されています。Armadaの導入前に感じられていた課題、導入後実感されている効果や今後のArmadaに期待されることなどをお伺いしました。

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  ── Armadaを導入する前の課題や背景を教えてください。

  三木　 Armada導入前の検針業務は、建物によって当社社員か協力会社様がメーターを検針し、メーター写真と検針値をExcelに記録した後に、確認作業を行う仕組みでした。その際、写真張り付け順と検針表の並びが異なっている場合など、確認に時間がかかることがありましたね。
  また、建物ごとに報告書のフォーマットが異なるので確認手順が一様でないことや、検針値の記入ミス、写真の貼り付け忘れ、写真貼り付け箇所の間違いによるリスクがありました。
  報告書はExcelになってはいるものの、アナログな運用だと言わざるを得ない状況でしたので、解決すべき課題ととらえていました。
  鈴木　 特に、特定の担当者が業務を行っている場合はどうしても属人的な作業になりがちで、別の担当が実施する際に、業務の流れが整理できていないことがありましたね。例えば、「どの順番で検針をするのが効率的か？」とか「メーターの設置場所はどこなのか？」というようなことが起きていました。
  検針業務のそういった非効率な点が長年の課題で、システム化の検討を始めましたが、なかなか思うように進みませんでした。ちょうどそういった時期にグラフェンユニファイさんとの出会いがあり、相談に乗ってもらって、ようやくやりたいと思っていたことを前に進めることができました。

• ── 他社のサービスも並行で検討されていた中で、Armadaを選択した決め手は何だったのでしょうか。

  三木　 当社は、主に分譲マンションを管理していますので、まずは分譲マンションの検針システムの流用を検討しました。しかし対象が住戸向けのためにメーター数が異なる点や、管理組合向けの請求代行のシステムとの連動など異なる部分も多かったので、他のシステムを探し始めました。
  Armadaに決めたポイントはいくつかあります。まず、我々が検針の管理だけではなく、将来的にはPM業務としての請求管理や区画の管理も目指していた点です。そのため、BMの検針業務に特化したサービスより、もっと拡張性の高いサービスを探していました。ArmadaにはPM管理業務サービスがあり、導入後に機能を拡張できることが決め手のひとつになったと思います。
  鈴木　 特に当部門はBM管理業務がメインのため、PM業務の体制は十分といえず、担当者に依存している部分がありました。業務を見直しして事業拡大を図りたいという想いもあって、Armadaはその両方を叶えてくれそうだという期待がありました。
  三木　 検針システムとしては、検針値をメーター画像から自動で読み取るOCR機能を活用した他社のシステムも検討しましたが、実際に使ってみると想定していたような自動化ができず、OCR機能搭載の必要性にも疑問を感じていました。その点ArmadaはOCR機能をあえて搭載せず、その分コストメリットがある点が大変魅力的でした。

• ── 実際にシステムを使い始めてからの印象を教えてください。

  三木　 スマートフォンへの入力を前提としたサービスなので、検針者のリテラシーや今までの運用に固執しない考え方の変換が課題であると感じています。例えば、検針者は検針値入力とともにメーター画像をArmada上の該当メーター欄に登録しますが、QRコードの読み取りや登録写真の向きの配慮など最低限の知識が必要です。
  また、今までの運用と異なる点として、スマートフォン端末自体に写真が保存されないので、検針者はバックアップができないことに不安を感じるようです。
  とはいえ、Armadaで推奨している、スマートフォンのカメラ機能を使用してメーター画像を直接登録する運用では写真の登録ミスがありませんが、事前に撮影した画像をスマートフォンのライブラリーから検索すると登録ミスのリスクが発生するため、今までの運用とのトレードオフはある程度必要でした。
  あと少しだけ細かいことをいえば、Webアプリのため操作がブラウザや端末に依存してしまうことから、検針者向けのマニュアルを都度作成するのが結構大変でした。例えば、iOSとAndroidの操作の違いなどですね。
  ただ実際に検針業務を行う協力会社様から、使いづらいという声は聞いていないです。むしろ、検針の際に前月値も確認できるのでよいという声も聞いており、そこは本当に良かったなと思っています。
  また、グラフェンユニファイさんに決めてよかったと実感する点のひとつは、進めていくうえで気づいた課題をご相談できて、ある程度柔軟にご対応いただけるところですね。これは、利用者の立場としてありがたいと思っています。

  
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  ── 導入後に得られた効果などはありましたか？

  鈴木　 私は主に検針データの確認作業を行うのですが、以前に比べると格段に業務スピードが速くなりました。画面が見やすいし、そんなに苦にならない。社内での確認は、念のため何重かにしていますが、作業の精度そのものが上がってきているので簡略化できるかもしれないと感じています。
  三木　 作業ミスのリスクは確実に減りました。検針業務は正直単純な作業でさほど費用はかけられませんが、間違いがあると影響の範囲が大きいですよね。オーナー様、テナント様、多くに影響しますから。
  検針業務は、検針から確認までと、確認して確定するまでという２つのフェーズに大きく分けられます。今までの検針業務は、当社社員や協力会社様が、デジタルカメラで撮影したメーターの写真と、検針値を手書きしたものを事務所に持ち帰り、その後事務所で手書きの検針値をExcelに打ち込み、写真はSDカードからPC端末に移し、それぞれのExcelに貼り付けていました。
  Armadaを導入したことで、検針値の転記や写真を整理して貼り付ける作業がなくなりました。現場での作業としては、手書きの検針値書き込み作業がスマートフォンに入力するという形になりましたが、メーター写真をArmadaへ登録する作業が追加されたので、1メーターあたりの作業時間はプラス30秒くらいになっていると思います。ただその後の事務所での作業が、今までは1時間くらいかかっていましたから全体の作業時間は、移動時間を除いても建物ごとに20～30分くらい削減されているはずです。作業時間が半減したイメージです。
  鈴木　 協力会社様も仰ってましたね。持ち帰りの作業がなくなったのがすごく嬉しいって。
  三木　 さらに、はっきり数値化してはいないですが、協力会社様の持ち帰り作業がなくなったことで、交通費、移動時間なども削減できています。
  また、以前は建物ごとにバラバラだったフォーマットが統一され、かつ現場で登録された写真や検針値がそのまま上がってくるのは大きいです。
  鈴木　 繰り返しになりますが、画面上でのチェックが便利で早いですね。上から下に順番に見ていけばいいので。ただ、簡単に作業を流せてしまうので、緊張感は持つ必要がありますね（笑）
  また、協力会社様によっては、空き時間に事務作業を集約されているところもあり、当社への報告も遅くなることがありましたが、この時間も確実に短くなっていると思います。
  三木　 確認作業の簡素化を図るために、Armadaへメーターを登録する際、検針表として提出する順番とArmadaのメーター順番を一致させておくという運用上の工夫をしています。メーター管理番号を昇順に並べることができるので、検針表と同じ順番で上からチェックできるんですよね。この辺りはグラフェンユニファイさんからフォローいただき、いろいろと教えてもらって本当に助かりました。
  また、検針順という機能を追加いただきましたが、これは使いこなせるようになると相当よい機能だなと思います。
  他に追加いただいた機能では、提出に必要な写真情報をPDF保存するというものがあります。お客様によっては、検針表に加えて写真の提出が必要なため、これは本当にとても素敵な機能です。この業界はDXを進めたいという意思はあるのですが、まだまだ紙やPDFでの運用を求められることが多いです。URLなどのデータ提出方法はなかなか認められにくい。ですから、PDFやExcelなど、提出先が求める形式でアウトプットできるのはすごく大切だと、進めてみて改めて感じました。

• ──業界のDX、御社のDXに関する取り組みについてお話しいただけますか？

  三木　 今申し上げた通り、やはり業界として、まだまだ行きついておらず、DX化が進んでいない業務が残念ながら多い印象です。当社においてもDXに至らないというか、できないというか、業界ならではの風習を強く感じることがあります。とはいえ、社内でもDXの推進という話は山ほどありまして…
  鈴木　 三木がプロジェクトの中心として推進しています。支店を飛び越えて、支社・部門の中心になって取り組んでいますね。
  三木　 結局、お客様へのアウトプットは今までのExcelの書式ですので、デジタル化したものを、再度Excelに変換しています。そこは、Armadaの思想とはまだまだ違うかなという感じですね、残念ながら。
  不動産管理の業種特性もあるかもしれません。デジタル、アナログの話以前に、「何も起こらない」ということが「正」なんですよね。エレベーターは動き続けるものだし、電気は点き続けるものだし、先月の検針は先月のまま報告される。そういう常に変わらないことが「正」とされがちな事業の特徴があるので、中には、今までやっていたことをどうして変えなければならないのか、と思う人もいます。私はどちらかというと、スクラップアンドビルドしたい方なのかもしれませんが（笑）、変えていくべき業務を把握し、変える必要性を理解して伝えていくことが大切だと感じています。

• ── Armadaへの今後の期待や要望、今後の御社の方針や目標があればお聞かせください。

  三木　 Armadaは集中検針には弱いですよね。集中検針から出てきたデータをそのままアップロードできるとよいですね。今はArmada所定のフォーマットに転記しないとできませんから。集中検針システムからUSBでデータを取り出せるときは、Armadaの一括登録Excelシートに合わせて転記するだけなのでまだ良いのですが、全体の２～３割くらいはレシートで出力されるため、その辺りからOCRが必要になるかなと思っています。
  鈴木　 私はチェックする側ですが、転記ミスなどはほぼなくなっていると思います。あとは、検針値の異常アラートがチェックする側からもわかるようになると嬉しいなと思います。メーターが故障しているのではないか、設備異常があるのではないか、など、異常に気付くことができれば、トラブルも未然に防止できます。
  三木　 協力会社様がArmadaの「検査実行」をしなくても、検針値の登録確定画面で、アラートとして確認できるようにして欲しいですね。
  また、テナント様の入退去、メーター交換の時など月次作業以外に発生する検針業務もシステム化して欲しいです。その辺りは現状のArmadaだと、だいぶ煩雑だなと思います。
  今後の目標としては、新たに管理を開始する建物の検針表は、Armadaからの出力だけを提出する運用に変えていくことですね。余分な業務や間違うリスクが無くなりますから。現状ではお客様からExcelのフォーマットを指定されるのが実態ですので、難しいかもしれませんが。
  当初、Armadaの導入は、首都圏の建物を中心に進めていましたが、仙台と名古屋の拠点にもArmadaを導入したところです。沖縄から北海道まで全国に拠点がありますので、すべての拠点でArmadaを導入するのが個人的な目標かなと思います。ただ、そうなると、Armadaの権限管理のところは少し不十分かもしれません。今は協力会社様ごとの権限分けくらいしかできませんが、支店ごとに閲覧制限を設定したり、権限により全国の支店管理の閲覧ができるなどの機能が必要になるかなと思います。
  鈴木　 次の段階として、検針値から水道光熱費を計算し、請求データとして仕上げられるようにしたいですね。そこまでできるようになれば、より効率的に業務を進めることができると思います。

  

大和ライフネクスト株式会社

設立　1983年3月8日
従業員数　8,019名（2021年3月31日現在）
コーポレートサイト　https://www.daiwalifenext.co.jp/